武国税发[2000]第57号武汉市国家税务局关于印发《武汉市国家税务局档案管理办法（试行）》的通知

武汉市国家税务局关于印发《武汉市国家税务局档案管理办法（试行）》的通知  

武国税发[2000]第57号

全文有效

2000年3月3日

各分局，局属各单位：

  为了进一步加强市国税系统的档案管理，提高档案利用效果，更好地为税收工作服务，根据《全国税务机关档案管理办法》和《武汉市档案管理条例》等有关规定，结合税务工作实际情况，现将《武汉市国家税务局档案管理办法（试行）》印发给你们，请贯彻执行。

  武汉市国家税务局档案管理办法（试行）

  第一章  总  则   

  第一条、为加强全市国税系统档案管理，提高档案管理工作水平，维护档案完整与安全，有效地保护和利用档案，更好地为税务工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《全国税务机关档案管理办法（试行）》等文件，结合本系统的工作实际，特制定本办法。

  第二条、本办法所称档案是指本系统在工作中直接形成的，具有保存价值的，各种形式的原始记录。

  第三条、本系统档案工作在上级档案管理部门统一制度的监督和指导下，遵循统一领导、分类负责、分级管理的原则。档案工作由本机关办公室负责，在业务上接受上级税务机关和同级档案部门的指导。市局对各分局的档案管理进行监督和指导。

  第四条、各单位在公务活动中形成的各种门类、各种载体的档案实行集中统一管理。

  第五条、各单位应成立档案工作领导小组，建立综合档案室，配备专（兼）职档案管理人员，档案管理人员要保持相对稳定。

  第六条、综合档案室负责对本单位的档案资料收集和业务指导。其主要职责是：

  （一）制定本单位档案工作的规章制度；

  （二）对本单位的征管档案、税收会计档案的归档工作进行监督和指导；

  （三）集中统一管理本单位各类文书、业务档案、会计、声像（含光盘、磁盘）、科技、实物档案，积极提供利用，为税收工作服务；

  （四）有条件的单位对征管档案、税收会计档案应实行集中管理；

  （五）指导和监督本机关各部门及所属单位的档案工作；

  （六）对所保管的全部档案定期检查和鉴定，并按规定办理档案移交手续，人事档案的管理按有关规定执行；

  （七）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

  第七条、档案工作必须贯彻执行党和国家有关的方针政策和法规。档案管理人员要遵守法规，热爱本职工作，钻研档案业务，熟悉税收业务，努力做好档案工作，为领导决策和税收工作提供服务。

  第二章  档案的整理

  第八条、各单位在公务活动中形成的具有使用和保存价值的各类文件资料在办理完毕后，由综合档案室在次年6月份以前收集和接受。纪检监察案件材料由案件承办部门按照《纪检监察机关案件档案管理办法》进行整理，成案卷后移交综合档案室。

  第九条、档案的立卷划分

  （一）各单位负责自行承办文件的立卷；

  （二）本系统内部会办的文件，由主办单位立卷；

  （三）本单位与外单位会签的文件，由主办单位立卷；外单位主办的本单位留副本立卷；

  （四）上级文件和外单位有针对性的文件应分别立卷。

  第十条、归档范围

  （一）归档范围的界定：凡是反映本单位公务活动中形成的具有查考和利用价值的文件、材料均应立卷归档，没有查考和利用价值的文件材料不应立卷归档，由各部门留存，定期销毁。

  （二）市局机关归档具体范围

  1、上级机关需要贯彻执行的文件材料；

  2、本机关工作中各类活动形成的文件材料；

  3、同级机关和非隶属机关的文件材料；

  4、下级机关报送的请示、报告、总结、统计报表、财务预算、决策等文件。

  第十一条、文书立卷和归档的具体要求

  （一）应归档的文件材料，必须齐全完整；

  （二）归档的方法，应按问题、组织机构、作者、时间和保管期等特点立卷；行政、党务类文件资料要分开立卷；

  （三）在归档的文件材料中，应将相应的正件与附件、打印件与定稿、批复与请示、批转文件与原件、多种文字形成的同一文件的顺序放在一起立卷，不得分开；文电单独合一立卷；各类会议文件和群团活动形成的材料，按每项会议活动的文件材料立卷；

  （四）不同年度的文件不得混合归档，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷，跨年度的计划放在针对的第一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；合同性文件放在签字年度立卷；纪检案件材料按每一结案材料立卷；

  （五）卷内文件材料应按时间顺序进行科学的排列，并依次见字打印页码；

  （六）卷内文件目录和案卷目录必须按档案部门标准格式打印，文件标题不明确或没有的，要按内容另拟标题；

  （七）案卷封皮，应逐项按规定填写清楚。案卷题名要简明、确切地反映卷内文件材料的内容与成份，一般包括责任者、内容、名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰，字数一般控制在50字左右；

  （八）认真填写备考表，对立卷中需说明或无情况可说明的，立卷人、检查人应按规定签名盖章；

  （九）装订卷内文件、材料要去掉金属物，破损的文件应按规定裱糊（或进行压膜）。归档文件、材料中有铅笔、圆珠笔书写笔迹和复写纸复写的，如不能纠正应复印后与原件一并入卷。遇有传真机传真的文件材料复印后才能归档。在装订线外有文件内容的，应加宽边。装订线的三点要在同一条直线上，立卷厚度一般不超过标准卷皮的装订厚度（不大于2公分），厚度不够加垫条，并保持三边（上、右、下）齐整。

  第十二条、税收征管档案按照《武汉市国家税务局税收征管资料管理实施办法》进行整理、立卷、归档。

  （一）税收征管档案的立卷范围主要包括：税务登记、征管手册、纳税申报、税款征收、税务稽查、发票管理、财务报表、减免退税、税源分析等资料。

  （二）税收征管档案一般以纳税人为单位按年度归属立卷。根据当年实际形成的文件材料多少，可以一户一卷或一户多卷，形成文件材料较少的也可按一个行业立成一卷或几户一卷为原则立卷。

  （三）税收征管档案一户一号。其编号统一使用纳税人在税务登记时编制的微机档案号。

  第十三条、会计档案的立卷一般按凭证、报表、帐簿分为三大类，再按现金、银行存款等会计科目装订成册。

  （一）会计凭证立卷分为原始凭证和记帐凭证两种，将装订成册的凭证，按时间顺序立卷。

  （二）会计报表按年报、季报、月报分别立卷。年报单独立卷；季报、月报分别立卷，也可合并立卷。

  （三）会计帐簿可按一本帐为一卷，也可几本帐为一卷。

  （四）会计移交清册、销毁清册按册立卷。

  第十四条、科技档案以时间顺序，按每项基建工程及产权证件、仪器设备等资料进行分别立卷；

  第十五条、声像档案分别按照片、录音、录像、光盘、磁盘类立卷。并对每件注以说明。

  （一）照片分为底片和照片，按项序时装订成册。

  （二）录音带可以按内容分类组成盒。

  （三）影像档案按规格、时间、问题，一盒一号管理。

  （四）光盘、磁盘类，按问题分类组成盒。

  第十六条、实物档案分为本单位获得的奖旗、奖杯、荣誉证书、重要人物题词和更变的旧印章类，应设立陈列室保管。

  第十七条、案卷立好后，要按规定划分保管期限，按类别问题结合重要程度和不同保管期限进行排列，按全宗编流水号编制案卷目录和全引目录。案卷排列保持前后一致。

  第三章  档案的管理和利用

  第十八条、各单位的档案，应按其内容和载体的不同，进行科学分类。分类应保持前后一致，本系统采用按年度、机构或问题进行分类。

  第十九条、各单位综合档案要科学地编写档号。一个机构的案卷目录号不能重复，一本案卷内的目录号不能重复。

  第二十条、各单位综合档案室必须设立档案专用库房、阅文室复印机、收录机、照像机、微机和库房需配备温湿度计、去湿机、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。库房温、湿度一般分别保持在25℃与45%左右。要定期检查库房情况。

  第二十一条、建立健全档案保管、鉴定、利用、销毁制度，对档案的收集、移交、库存、利用、销毁情况进行统计，每年度向上级税务机关报送档案情况。

  第二十二条、档案的编研工作

  （一）案卷说明的编写，按年度在立卷中记述年度中的党务和行政工作情况、机构人事变动、税收任务完成情况及立卷情况。

  （二）大事记的编写，按时间顺序排列，真实地记录和反映局系统重要的人物、事件、机构等情况，内容既要简短又要丰富。

  （三）组织沿革编写，可按编年法、系列法、阶段法，主要反映机构人事变动、单位名称、地址迁移、职责范围等。

  （四）基础数字汇编，按年度编制反映税收、人事、党务等专题数字汇集。

  第二十三条、档案工作人员必须熟悉本单位的历史和所藏档案情况，编制必要的检索工具和参考资料，如专题汇辑、文件汇编及参考资料等。

  第二十四条、综合档案室应实行微机管理，要不断提高档案查阅效果，建立完善的档案利用制度。

  （一）本系统人员因工作需要借阅档案，须经办公室主任批准。外单位查阅档案，必须持介绍信经办公室主任批准。

  （二）复制绝密文件档案须经原发文机关批准，复制机密的文件档案须经局分管领导和办公室主任批准，密码电报一律不得复制。

  （三）档案利用必须遵守有关规定，在借阅中不得涂改和损坏档案，严格按照《档案法》和《保密法》的规定执行。

  （四）要做好档案利用记录，注明效益作用。

  第二十五条、各单位综合档案室应实行现代化管理，要有计划地将档案管理达到省级管理水平。

  第四章  档案的鉴定、销毁和移交

  第二十六条、各单位综合档案室要根据档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，对超过保管期档案要按规定进行鉴定，核定保管期限，剔除无保存价值的档案。

  第二十七条、销毁确无保存价值的档案时，应写出销毁档案报告，说明销毁理由和编制销毁清册，经单位档案鉴定小组审核后，方可销毁。在销毁档案时，应与机关保卫部门取得联系，指定两人以上监销，监销人员应在销毁注册上签字。

  第二十八条、按《档案法》做好档案移交，对分局到期档案，由市局统一部署、安排移交工作。

  第五章  奖励与处罚

  第二十九条、单位和个人在档案工作中成绩显著并符合下列条件之一的，给予奖励。

  （一）单位领导重视档案建设，解决档案工作中存在的问题取得显著成绩的。

  （二）本单位档案管理水平达到省级标准的。

  （三）档案人员同违反档案规定的行为作斗争表现突出的。

  （四）在档案收集、整理和为税收工作提供服务，取得显著效益的工作人员。

  第三十条、对违反档案管理规定，造成情节严重的，按《档案法》规定处理。

  第六章  附  则

  第三十一条、本办法自2000年1月1日起试行。