新国税函[2001]486号新疆维吾尔自治区国家税务局出口货物退（免）税档案管理试行办法

新疆维吾尔自治区国家税务局出口货物退（免）税档案管理试行办法

新国税函[2001]486号

全文有效

为了加强出口货物退（免）税管理，保证出口退（免）税资料的系统性、安全性和完整性，根据《中华人民共和国税收征收管理法》和《中华人民共和国档案法》及出口退（免）税有关规定，区局制定了《新疆维吾尔自治区国家税务局出口货物退（免）税档案管理试行办法》，现印发给你们，本办法自2002年1月1日起执行，对以前年度有关退税档案管理可比照本办法执行。各地在试行过程中，对存在问题请及时向区局反馈。
附件：新疆维吾尔自治区国家税务局出口货物退（免）税档案管理试行办法
  第一章 总则
第一条 为了规范出口货物退（免）税档案的管理，保证退税资料的系统性、完整性和安全性，保障国家各项出口退税政策准确无误地贯彻落实，根据《中华人民共和国档案法》及有关税收法律法规，结合我区实际，制定本办法（以下简称《办法》）。
第二条 本《办法》适用于全区各级国税系统主管出口退税的分局和部门有关出口退税档案的管理。
第三条 本《办法》所称档案是指出口退税部门办理出口货物退（免）税业务中形成的，包括出口企业申报出口退税的各类原始、自制单、证，有保存价值的各种文字和磁盘、光盘以及退税机关内部在办理退税过程中形成的各类退税资料和向企业下达的各类文书、证明，可简称为出口退税档案。
第四条 出口退税管理分局和各地国税局主管退税的部门应指定专人或兼职人员负责出口退税档案的管理。
第五条 档案管理人员的基本职责：
（一）认真贯彻执行国家有关政策和法律法规，遵纪守法、保守秘密，确保档案的安全与完整。
（二）监督、指导本部门各类出口退税档案的形成、积累、整理、装订、归档等工作。
（三）严格执行本“办法”，逐步实现档案的现代化管理。
（四）接受本级和上级国税机关及档案行政管理部门的监督和指导。
  第二章 档案的分类、形成和积累
第六条 出口退税档案应按照本《办法》的分类要求进行分类，由各岗位管理人员负责资料的分类、形成和积累。
第七条 按照出口退税业务管理的范围，可将出口退税档案分类为：A、B两大类，即出口企业申请退税的各类资料为A类；退税机关内部形成的和向企业下达的各类文书等退资料为B类；各类资料按照不同的内容，再进行二级分类，用数码表示，具体分类如下：
（一）出口企业申报退税资料（A类）又分为：Al、出口退税登记资料；A2、外贸企业申报退税单证；A3、生产企业申报“免、抵、退”税资料；A4、生产企业“先征后退”税申报资料；A5、免税卷烟出口核销资料；A6、其他特殊规定的出口退税资料。
（二）退税机关内部形成的和向企业下达的各类文书等退税资料（B类）又分为：B1、数据调整表；B2、人工挑过表；B3、退库及返纳税款资料；B4、出口企业退（免）税统计台账；B5、年度清算资料及清算通知书5B6、函调文书；研稽查案卷、专项调查文书及各类检查通知书；B8、排查疑点台账；B9、生产企业“免、抵、退”税审批通知书及审批台账3B10、为企业开据的各类证明；B11、其它资料。
第八条 出口退税登记资料的形成和积累，由办理出口退税登记的管理人员负责。
出口退税登记资料的形成包括申请办理、变更、注销、换证和年审，综合管理人员应根据已登记的有关手续，追加或调整企业代码库，然后在每月终了后，按下列顺序分户进行积累：（一）出口退税登记表（留底表）；（二）国家授权部门批准的进出口经营权批件（复印件）；（三）工商营业执照（复印件）；（四）税务登记证（复印件）；（五）一般纳税人审批表（复印件）；（六）海关注册登记证（复印件）；（七）企业退税登记或变更申请书；（八）工商营业执照与税务登记证变更后的证件（复印件）；（九）注销退税登记的有关文件和决议（复印件）；（十）企业退税登记年审表；（十一）银行账户开设证明单；（十二）其它有关证件。
第九条 出口企业申报出口退税资料的形成和积累由企业自行完成，退税部门受理申报的管理人员负责监督检查，退税资料的形成包括外贸企业和生产企业及特准企业。每次审核通过后，必须在各种原始单证上加盖“已受理申报”等予以注销字样的印章 。正式受理后，要求企业按下列顺序分户积累并装订：（一）外贸企业为：1.出口货物退税单证汇总表；2.出口货物进货凭证申报明细表（增值税）；3.出口货物进货凭证申报明细表（消费税）；4.出口货物退税申报明细表；5.代理出口货物证明；6.进料加工贸易申请表：7.税收（出口产品专用）缴款书或出口货物完税分割单；8.增值税专用发票（抵扣联）或进货结余分割单；9.出口收汇核销单（出口退税专用联）；10.出口销售发票（第四联）；11.出口货物报关单（出口退税专用联）；12.数据调整表和人工挑过表；13.其它有关证明。
以上各申报明细表，适用于采用分散录入和集中录入两种方式的申报。
（二）自营或委托代理出口生产企业（含“免、抵、退”税和“先征后退”税管理办法）为：1.《生产企业自营（委托）出口货物免抵退税申报表》或《生产企业出口货物先征后退税申报表》；2.出口货物退税单证汇总表；3.出口销售明细账汇总表；4.代理出口货物证明；5.进料加工贸易申请表；6.出口收汇核销单（出口退税专用联）；7.出口销售发票（第四联）；8.出口货物报关单（出口退税专用联）；9.纳税申报表和专用缴款书复印件；10.出口货物海关电子信息核对表；11.其他有关资料。
第十条 计划内免税卷烟出口企业申报资料的形成和积累，由退税部门办理核销的管理人员负责。日常工作中对形成的资料及时进行收集，对已核销的原始单证，必须按要求加盖“已受理核销‘’予以注销字样的印章 ，年度末按下列顺序分户积累：（一）国家下达的免税出口卷烟计划通知书；（二）企业申请免税购进卷烟计划；（三）准予免税购进卷烟证明；（四）已免税证明；（五）出口销售明细账汇总表；（六）出口收汇核销单（出口退税专用联）；（七）出口销售发票（第四联）；（八）出口货物报关单（出口退税专用联）；（九）出口卷烟海关电子信息核对表；（十）其他有关证明。
第十一条 享受国家特种出口货物的退税资料的形成和积累，应按特殊规定提供资料的内容，由企业自行完成，退税部门的受理申报管理人员对其进行监督检查，受理后的其他工作按照本“办法”第九条 有关规定执行。
第十二条 退税机关内部各月形成的各类退税档案资料，应当分年分类按下列顺序积累：
（一）退库资料：1.收入退还书（银行回执联和存根联）退税汇总表；2.计算机审核出口退税审批表；3.审核结果综合信息；4.生产企业“免、抵、退”税审批通知单；5.补退遗留税款通知单；6.返纳税款专用缴款书（银行回执联）；7.生产企业“免、抵”税调库通知书；8.其他有关资料。
（二）出口退税清算资料：1.清算结果通知书；2.清算报告；3.清算检查表；4.审核结果综合信息；5.审核疑点表；6.增值税进货凭证历史库；7.退税申报明细历史库；8.企业自查清算表。
（三）出口退税专项检查和来信来访及案件调查资料，应按照具体调查程序和相关取证内容，分户或分类进行归集、整理。
第十三条 向企业和有关部门下达的各类证明资料留存联的形成和积累应由填写人负责，并在年度终了后按类别分年度进行积累，每张单证必须注明退税机关留存联，以便检查核对。各类单、证资料存根联包括：（一）生产企业和外贸企业《进料加工贸易申请表》及《来料加工免税证明》存根联；（二）《委托代理出口货物证明》存根联；（三）《生产企业“免、抵、退”税审批通知书》和《生产企业“先征后退”税审批通知书》存根联；（四）各类发函存根联和回函原件；（五）其它有关证明（除了上述未列明之外）的存根联。
  第三章 档案的整理和归档
第十四条 出口退税档案的整理及归档工作，由各级退税部门各职能科室或各岗位管理人员负责。
第十五条 对各自在工作中形成、积累的资料，应按本《办法》第二章 所规定的顺序编制页码，并在每卷扉页填《卷内文件目录》（见附件一），填明各类资料的序号、名称及所在页码等内容。
第十六条 卷内全部资料按规定要求整理完毕后，应在各月审核通过后或次年清算期结束后即6月30日前装订成册组卷归档。根据科学调用、查找方便的原则，论按下列要求进行组卷归档：（一）按年分户组卷合并归档的资料为：1.本“办法”A类资料中出口企业申报的出口退税登记证和申请出口退税的资料；2.本“办法”B类资料中出口退税清算资料和对出口企业专项调查、取证案件资料；（二）按年分类组卷分别归档的资料为：除上述第（一）条 以外的其它B类资料。
第十七条 组卷后的资料应加订《出口货物退（免）税案卷》（见附件二）字样的牛皮纸质封皮，封面内容应填写案卷分类编码及有关内容，具体装订要求如下：（一）每卷资料原则上在100张左右；（二）装订前，应按本“办法”要求，认真检查卷内资料的整理情况；（三）资料应一律采用线绳装订，并去除资料中金属装订物；（四）案卷装订后应填写案卷封面及案卷侧面。
第十八条 移交档案室的资料必须齐全、完整，案卷封面按规定用碳素笔逐项填写清楚，要求字迹清晰、书写工整。对破损的资料应按要求进行裱糊，字迹扩散的应当复印件与原件一并立卷归档。
第十九条 退税部门各职能科室或各岗位管理人员，将业务资料装订后，应及时向分局或局档案室移交，移交的时间应根据不同类别确定具体如下：
（一）企业申报的A2一A6类的出口退税资料，在每月或每次审核通过后移交；A1类资料在每年出口退税登记证年审工作结束后移交。
（二）退税机关内部形成的和向企业下达的各类退税业务资料即：B类资料，在每年出口退税清算工作结束后，按年分类装订后移交。
档案管理人员对移交的档案资料应进行严格验收，发现有不符合要求的，应及时设置出口退税档案室。
第二十二条 各单位应指定专职或兼职档案资料管理人员（以下简称“档案员”），负责出退税档案的保管、借阅和销毁，“档案员”岗位的确定，一般应设在分局出口退税的综合管理部门。
第二十三条 “档案员”对已建立的档案，应本着存放安全、查找方便的原则，按归档号的分类顺序，依次排列在档案柜中。
“档案员”应主动做好档案资料室的防火、防水、防盗、防腐、防虫等工作。同时应负责编制《出口退税案卷总目录》（见附件四），存入案卷首位。
第二十四条 退税部门管理人员因工作需要，可以借阅档案，但不得私自撤换和涂改，其他人员一律不准借阅。如有特殊情况，由借阅单位提出申请，经退税机关领导审批后方可借阅。档案室应建立《出口退税档案资料借阅登记簿》（见附件五），由“档案员”做好严格的借调记录。
第二十五条 出口退税档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，企业申报退税原始单证、退库原始票证（或复印件）、专案调查、取证案卷、函调文书为永久性保存；其他档案资料由各地根据实际情况自行确定保存期限。长期应为16-50年，短期应为15年以下。
第二十六条 保管期满的档案，“档案员”应当填写一式两联的《出口货物退（免）税档案销毁清册》（见附件六），并将销毁情况书面上报上级税务机关，经局长批准后方可销毁。
具体销毁时，要由上一级国税机关监督执行，要由监销人，销毁人在《出口退税档案资料销毁清册》上签字。
  第五章 附则
第二十七条 本“办法”由自治区国家税务局负责解释。
第二十八条 本“办法”自下发之日起执行。
附件：一、卷内文件目录（略）
  二、出口货物退（免）税案卷（略）
  三、出口货物退（免）税档案移交清单（略）
  四、出口货物退（免）税案卷总目录（略）
  五、出口货物退（免）税档案借阅登记表（略）
  六、出口货物退（免）税档案销毁清册（略）