新国税发[2001]6号新疆维吾尔自治区国家税务局对纳税人征管档案管理暂行办法

新疆维吾尔自治区国家税务局对纳税人征管档案管理暂行办法

新国税发[2001]6号

全文有效

现将《新疆维吾尔自治区县（市）国家税务局对纳税人征管档案管理暂行办法》（以下简称办法）印发给你们，并就贯彻执行中有关注意事项及要求明确如下：

  一、规范纳税人征管档案管理，是强化税收征管基础的重要工作。各级国税机关要高度重视、妥善安排、精心组织，切实做好纳税人征管档案管理工作。各地、州、市国税局要依据《办法》的规定，制定具体实施方案，搞好征管和档案管理人员的培训工作，确保《办法》的贯彻落实。
  二、《办法》规定“纳税人征管档案采取分户或分类立卷方式归档，由地、州、市国家税务局自行确定”，县（市）国税局纳税人征管档案立卷方式确定后，地、市国税局进行统计并报自治区国税局备案。为了档案管理工作的连续性，立卷方式确定后，原则上不得随意变更。
  三、各县（市）国税局必须根据《办法》的要求，在征管部门明确纳税人征管档案管理的工作职责，按照纳税人征管档案资料形成的环节，确定岗位和人员，保证纳税人征管档案工作的质量。
  四、对以前年度纳税人征管档案资料未整理、立卷、归档的，在当地档案管理部门的指导下，集中人力尽快进行整理、立卷、归档。自治区国税局与自治区档案局将于2001年底前共同组织人员进行验收。
  五、在操作过程中，如遇到问题，可及时与自治区国税局和自治区档案局联系。
附件：新疆维吾尔自治区县（市）国家税务局对纳税人征管档案管理暂行办法
  第一章 总则
第一条 为了适应税收征管改革的需要，加强和规范纳税人征管档案的管理，根据国家税务总局《全国税务机关档案管理办法》和《税收征管业务规程》，结合新疆国税系统的实际情况，制定本办法。
第二条 纳税人征管档案，是指各级税务机关在税收征收管理活动中（除税务稽查、税收计会、进出口税收管理工作外）直接形成的各种有利用和保存价值的文字、图表及其它不同载体的有关资料。
第三条 纳税人征管档案作为税务档案的一部分，实行统一管理，分库保管。各单位可设定纳税人征管档案室。
第四条 纳税人征管档案管理的任务是：对税收征管资料及时进行收集、整理、立卷、归档，保证资料的完整和安全，实现纳税人征管档案的有效利用，发挥纳税人征管档案应有的效能，为税收征管工作服务。
  第二章 纳税人征管档案的立卷及归档第五条 纳税人征管档案实行征管部门立卷制度。即在档案管理部门的指导下，由征管部门负责纳税人征管档案的收集、整理、立卷、移交归档工作。
第六条 纳税人征管档案立卷应按照档案管理的系统性、连续性、完整性的原则，依据各类档案的属性及保管年限，采取立卷方式如下：
  一、纳税人征管档案（稽查资料、税收计会资料、出口退税资料除外）采取“分户立卷（即一户一卷）”或“分类立卷（即一类一卷）”的方式。具体采用何种方式由各地、州、市国家税务局自行确定。一户或一类文件材料较多的可以分为若干卷。
  二、纳税人征管档案采取“分户立卷”方式的，卷内文件材料排列按照A、B、C、D类别及类别序号的顺序排放。个体“双定”纳税人征管档案可采取按行业（按税务登记证号的先后顺序排列）立卷的方式；三、纳税人征管档案采取“分类立卷”方式的，按照《纳税人征管档案归档内容及保管期限表》（附件1）规定的税务登记类（A类）、纳税申报税款征收类（B类）、征收管理类（C类）、法律救济类（D类）四个类别分别立卷。
（一）卷内文件材料排列按类别（如：A1-A7）的顺序排放；（二）类别（如：A1）内按纳税人的税务登记号顺序排放；（三）类别（如：A1）中某个纳税人资料按序号（如：A1内的1-12）顺序排放。
第七条 纳税人征管档案管理工作是税收征管工作的重要组成部分，县（市）税务机关要有相应的部门设专人负责纳税人征管档案的管理工作。
县（市）税务机关征管部门应根据各系列、各岗位职能分工，确定专人，负责对办理完毕的纳税人征管档案的整理、立卷、移交归档。
第八条 纳税人征管档案的归档内容及保管期限；纳税人征管档案归档内容包括：税务登记、发票管理、纳税申报、税款征收、税务稽查、违法处理、税收保全、强制执行、税收行政复议应诉及其它与税收征管有关的资料。
纳税人征管档案归档保管期限分为永久、定期（15年以上），具体详见《纳税人征管档案归档内容及保管期限表》（附件1）。
第九条 纳税人征管档案应保持文件之间的历史联系。应归档的资料，必须齐全完整。税务稽查档案可按区局有关办法管理。
第十条 纳税人征管档案应有案卷封皮、卷内文件目录、备考表。
（一）案卷封皮应包括全宗号、目录号、类别号、案卷号、纳税人名称及税务登记号码（类别名称及代码）、保管期限、形成年度、形成单位。卷内文件目录包括顺序号、税务登记号、文件材料名称、日期、页号、备注。
1.填写案卷封皮。案卷装订前，认真填写案卷封皮（附件2）。案卷封面第一格填写“县（市、区）国家税务局（分局）”。第二格填写“纳税人征管档案”。第三格，采取“分户立卷”的填写“纳税人名称及税务登记号码”；采取“分类立卷”
的填写“类别名称及代码（如税务登记类A）”。封面下方“自至”填写“该卷资料的起始与结束所属年月”。“本卷共件页”，“件”是指税务登记号的个数，“页”是指该卷的总页数。“税务登记号”是指该卷档案纳税人税务登记证起止号。
“类别号”是指该卷档案内资料的类别代号；保管期限按《税收征管档案归档内容及保管期限表》中确定的期限填列。
2.填写卷内文件目录。对整理归档的征管档案在装订前，应对卷内文件材料按照排列的先后顺序编制页码，并在每卷扉页填放《卷内文件目录》（附件3），填明各种文件材料的顺序号、税务登记号或案卷类别代码、文件材料名称、日期及所在页码等内容。
（二）案卷封皮、卷内文件目录所填内容应与卷内文件材料相符，并用蓝黑或碳素墨水逐项填写清楚，字迹工整、清晰，有条 件也可用计算机打印。
（三）卷内文件材料无论单面或双面，应统一在有文字的每页文件材料的正面右上角、背面左上角填写页码。密不可分的文件材料依次排列在一起，并依次编写页码，并按保管期限分年度进行装订。
（四）有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。无情况说明，也应该将立卷人，检查人的姓名和时间填上，以示负责。立卷人和检查人不能是同一人。
第十一条 案卷装订时，卷内文件材料要去掉金属物，破损的文件材料在裱糊修复，留不出装订线或装订线内有文字的要贴补纸边，文件材料大于案卷封皮的可进行折叠，使用园珠笔、纯蓝笔等不耐久字迹文件材料的应当复制，并与原件一起立卷，排列在原件的后面，复制件不编页号。案卷由立卷人装订，装订时应将文件的右侧和下侧对齐，下侧与卷皮对齐后再装订。
第十二条 案卷立好后，按照不同的保管期限进行排列，并编制《案卷目录》（附件4）。
《案卷目录》主要内容包括税务登记号码或案卷类别代码及资料形成期限、保管期限等。《案卷目录》的序号，应根据税务登记号码（按户立卷方式）或案卷类别代码（按类立卷方式）顺序排列，并按不同的保管期限进行编制。
第十三条 征管部门应将立好的税务行政诉讼、税务行政赔偿等永久保管的档案及全引目录、案卷目录（各一式三份），由立卷人填制《纳税人征管档案移交清单》（附件5），于立卷次年6月底前向机关综合档案室移交，立卷人和接收人双方签字。
其他档案，须向综合档案室移交档案目录、全引目录一份。
  第三章 纳税人征管档案的管理
第十四条 纳税人征管档案的保管
（一）归档的纳税人征管档案，采取“分户立卷”的按纳税人税务登记号顺序排列，一个纳税人应按年度顺序排列在一起；采取“分类立卷”的分年度按类别顺序排列。
（二）纳税人征管档案不得随意转移和销毁。
第十五条 税收征管档案的借阅
（一）凡是能从计算机中查阅资料，本单位人员必须在计算机中查阅，在计算机中不能查阅的资料，可到档案室查阅档案，但必须经过有关领导和档案管理部门同意；凡外单位人员查阅时，必须持有单位介绍信并经局长批准。
（二）阅档人员阅档时，要在阅档室进行，如因特殊需要必须借出时（外单位人员不得借出）；经档案管理部门负责人或有关领导同意后方能借出，由借阅人在《借阅档案登记簿》（附件6）上进行登记，按限期退回，不得遗失、损坏或转借。
（三）查阅档案时，只许查阅需要部分，不准拆散原卷或在卷内涂改、抽页、勾划，更不准损毁。如需摘抄、复制时，应经档案管理部门负责人或有关领导同意，只许摘抄、复制需要部分，并经档案管理部门审核签字盖章 。
（四）阅档完毕后，应将档案亲自送还档案管理人员清点，查对无误后，方能离去。
第十六条 纳税人征管档案的保密
（一）档案管理人员对经手的档案内容不外泄、不私抄，不将纳税人征管档案提供给无关人员，不随意将档案带出档案室。
（二）借阅人员应严格执行国家各项保密规定和纪律。
（三）如发现失泄窃密事件，要认真追查有关人员责任并及时上报。
第十七条 纳税人征管档案的销毁
（一）档案管理部门在销毁纳税人征管档案前应组成鉴定小组，做好鉴定工作。
鉴定小组要全面熟悉立档单位的历史情况和档案的整理状况。根据档案保管期限，定期进行鉴定工作。对保管期满或失去保存价值的纳税人征管档案可进行销毁。
（二）销毁时，首先由经办人员填制《档案销毁清册》（附件7），由鉴定小组鉴定，写出销毁档案报告，报请局领导审核批准后，指定两人以上监销，并在销毁清册上签字。
（三）对已办理注销登记纳税人的纳税人征管档案，应专门存放保管，登记造册，由鉴定小组鉴定后确定保管期限，到期后进行销毁。
第十八条 积极引进计算机等先进的科学工具，逐步实现税收征管档案管理现代化、科学化、规范化。
  第四章 附则
第十九条 本办法由自治区国家税务局、自治区档案局负责解释。
第二十条 本办法白下发之日起执行。
附件：1.《纳税人征管档案归档内容及保管年限表》（略）
2.《案卷封皮》（略）
3.《卷内备考表》（略）
4.《卷内文件目录》（略）
5.《案卷目录》（略）
6.《纳税人征管档案移交清单》（略）
7.《借阅档案登记簿》（略）
8.《档案销毁清册》（略）